Los KPIs más importantes en la gestión de flotas

El seguimiento de las métricas de rendimiento para comparar los datos actuales con el desempeño anterior y poder predecir el comportamiento futuro, es un componente fundamental de la gestión de una flota de vehículos. Para una correcta performance, los administradores deben realizar un seguimiento activo de las métricas, ya que la administración eficiente garantiza que todo funcione de manera correcta.

En este sentido, los indicadores clave de rendimiento (KPI) son grandes aliados. ¿Pero qué son exactamente? Se denominan de esta manera por sus siglas en inglés, Key Performance Indicators y son porcentajes o relaciones entre valores. Estos indicadores deben ser comparados con un valor histórico o de referencia para identificar la evolución o involución de un proceso como consecuencia de una toma de decisión. El objetivo del uso de estos indicadores es optimizar la productividad, disminuyendo los costos y mejorando los resultados. Los KPI proporcionan un enfoque para la optimización operativa, crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa. Su implementación es esencial para un buen enfoque de gestión, ya que permite medir el presente contra el pasado, para proyectar el rendimiento futuro de la flota y del negocio en general.

No tiene sentido calcular indicadores si no están creados para un determinado objetivo. En cada fase de la cadena de suministros existen diferentes metas. Por lo tanto, se calcularán KPIs relacionados con dichos objetivos que también pueden estar interrelacionados con otros.

Múltiples beneficios

¿Por qué son importantes los KPI en la gestión de flotas?

Gestionarlos de manera correcta beneficia a la empresa de varias maneras:

• Identificación del uso indebido del vehículo: ¿existen activos en la flota que consuman más combustible y generen más gastos? El seguimiento de las métricas de mantenimiento, tiempos de uso, costos de combustible y otros puede ayudar a los administradores de flotas a identificar cuándo un activo se está saliendo de los patrones de uso normales.
• Detección de posibles problemas de seguridad: la información de aceleración y desaceleración bruscas puede revelar malos hábitos de manejo que aumentan el riesgo de una colisión, mientras que los informes de reparación pueden identificar problemas constantes con ciertos vehículos, como neumáticos que no se reemplazan con la frecuencia suficiente, sistemas de frenos que se desgastan más rápido de lo debido y otros temas relacionados con la seguridad.
• Creación de costos eficientes:  el seguimiento de las métricas de la flota a gran escala puede ayudar a los administradores a encontrar oportunidades para reducir costos, como la planificación del mantenimiento preventivo y/o reemplazo de vehículos. Programar el momento del mantenimiento de los activos para centrarse en la prevención de problemas, en lugar de confiar en un enfoque de reparación, puede ser particularmente útil para eficientizar los costos.
• Clientes satisfechos: ya sea que se trate de una flota de transporte de personas o cargas, es imperativo que los vehículos entreguen servicio en tiempo y forma. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de la gestión de flotas puede ayudar a garantizar que los conductores no tomen desvíos innecesarios para que las entregas y las llamadas de servicio se completen a tiempo.

Alguno de los KPIs más importantes

Ahora que conocemos cuáles son las razones por las que los administradores de flotas necesitan realizar un seguimiento minucioso… ¿qué métricas de rendimiento resultan estratégicas?

KPI 1: Control y trazabilidad del combustible

Uno de los costos más importantes al gestionar una flota es el combustible. Existen en el mercado soluciones basadas en telemetría e IoT que brindan información específica sobre el consumo de combustible de las flotas, a partir de la validación de la carga de forma online, por geoposicionamiento del vehículo. Además, permiten realizar un seguimiento detallado sobre las conductas peligrosas frente al volante que puedan provocar accidentes e incluso desperdicios de combustible: frenadas y aceleraciones bruscas o motores encendidos con el vehículo detenido (Idling), entre otras acciones.

KPI 2: Gestión eficiente del mantenimiento de los activos

Dada la complejidad de los factores involucrados en una correcta administración de las flotas y los elevados costos que decantan del uso ineficiente de los activos, contar con una herramienta que integre y centralice la gestión, genere alertas preventivas e impacte directamente en el ahorro de costos, resulta estratégico para tomar decisiones relevantes. Estas herramientas versátiles ayudan a llevar un exhaustivo seguimiento de los costos asociados al mantenimiento de una flota de vehículos y permite a las empresas optimizar sus resultados, volviéndose más competitivas.

KPI 3: Administración operativa de la flota

La información que provee la telemetría permite analizar el correcto balance en el uso de la flota para asegurar que no existen vehículos sobreexigidos y otros con baja utilización. Conocer el historial del trayecto completo permite gestionar evolutivamente items como la inactividad (motor encendido sin movimiento) o bien los km recorridos fuera del horario comercial, indicadores que resultan claves al momento de analizar la productividad de los activos.

KPI 4: Cumplimiento de la seguridad vial y gestión de la sustentabilidad

Por último pero no por eso menos importante, es clave que los conductores respeten las normas de tránsito. Si bien las métricas antes mencionadas se refieren a problemas que podrían afectar la productividad directamente, este KPI en particular tiene un efecto dominó en otros aspectos de la flota y su negocio. El seguimiento de las conductas frente al volante con soluciones tecnológicas se convierte en un gran aliado para llevar adelante los negocios de manera responsable y salvar vidas.

Contar con un sistema de gestión y sensorización de flotas que analice los datos de los KPI antes mencionados, ayuda a los administradores a recopilar información crítica sobre sus activos vehiculares, como: las horas de inicio/parada, el comportamiento de los conductores y las posiciones actuales. Esto facilita el seguimiento de sus métricas más importantes y aumenta la eficiencia, reduce los costos y contribuye a mejorar la seguridad vial y disminuir la huella de carbono, cuidando también a las personas y al medio ambiente.